한국GPT협회 표준교재

913. 통화녹음 한 번에 보고서·메일·문자까지 자동 발송

Dropbox에 통화녹음 파일을 올리면, Make.com 시나리오가 자동으로 Whisper로 STT 변환하고
GPT가 정해진 형식의 영업 보고서를 작성한 뒤, Paper 문서·이메일·SMS로 동시에 전달합니다.

대상 산업 B2B 영업 · 컨설팅

대상 직무 영업담당 · 영업팀장

사용 도구 Make.com · Whisper · GPT API · Dropbox · SOLAPI

트리거 Dropbox 신규 파일 감지

기존의 업무 범위와 방법

B2B 영업은 미팅·통화 자체보다 "끝난 뒤의 정리·공유"에 더 많은 시간이 들어갑니다. 녹음 파일은 쌓이는데 그것을 다시 듣고, 핵심을 뽑고, 보고서 형식으로 다듬어 팀장에게 전달하는 과정이 매번 반복됩니다.

PROBLEM 1녹음 파일 → 보고서 변환의 수작업

녹음을 다시 들으며 받아 적고, 요구사항·제안 방향·다음 액션을 정리해 보고서로 다듬는 데 미팅 한 건당 1~2시간이 소요됩니다.

PROBLEM 2담당자마다 다른 보고서 형식

고객사·요구사항·경쟁상황·Action Item이 통일된 형식 없이 정리되어, 팀장이 한 번 더 정리해야 비교·관리가 가능합니다.

PROBLEM 3기록되지 않고 저장되지 않음

노하우가 조직 자산으로 쌓이지 않고 계속 유실됩니다. 미팅이 끝나면 통화·대화 내용이 담당자의 머릿속에만 머물다 사라집니다.

문제의 본질. 문제는 미팅이 아니라 "미팅 이후의 손이 너무 많이 가는 흐름"입니다. 녹음·전사·요약·작성·발송이 한 사람의 머리와 손을 거쳐야만 끝나는 구조이기 때문에, 미팅이 늘어날수록 후속 작업이 병목이 됩니다.

AI 활용 방법

통화녹음 파일이 Dropbox 폴더에 올라오는 순간부터 보고서가 메일·문자로 도착하는 순간까지를 코드 없이 한 시나리오로 연결합니다. 작업자가 할 일은 "녹음 파일을 폴더에 올리는 것" 단 하나입니다.

TRIGGER

Dropbox 감시

신규 파일 자동 감지

STT

Whisper 전사

음성 → 텍스트

LLM

GPT 보고서 생성

정해진 양식으로 작성

STORE

Paper 문서화

처리 완료 폴더 적재

NOTIFY

메일 + 문자

팀장에게 즉시 전달

① 트리거 단순화

영업담당자는 통화녹음 파일을 정해진 Dropbox 폴더(/업무자동화-통화녹음)에 올리기만 하면 됩니다. Make 시나리오가 신규 파일을 자동 감지해 다음 단계로 흘려보냅니다.

② 자동 STT

오디오를 CloudConvert로 Whisper 호환 포맷으로 변환한 뒤 OpenAI Whisper API(whisper-1)에 요청을 보내 텍스트로 변환합니다.

③ 표준 보고서 생성

"B2B 영업팀 비서" 역할의 시스템 프롬프트와 Few-shot 보고서 양식을 제공하여, 누가 사용해도 동일한 구조(미팅 개요·요구사항·제안·경쟁상황·Action Item·온도감)의 보고서가 만들어집니다.

④ 자동 보관

생성된 보고서를 처리 완료 폴더에 Paper 문서로 저장하고, 원본 녹음 파일도 같은 폴더로 이동하여 추적 가능성을 확보합니다.

⑤ 다채널 발송

네이버 SMTP로 영업팀장에게 HTML 이메일을 보내고, 동시에 SOLAPI로 같은 내용의 문자 메시지를 발송합니다.

설계 원칙. 사용자는 "파일 하나 올리는 것"만 알면 됩니다. 도구 학습 비용을 사용자에게 떠넘기지 않고, 자동화는 백그라운드에서 일어나도록 설계합니다. 시나리오가 멈춰도 원본 녹음은 Dropbox에 그대로 남아 있어 손실되지 않습니다.

AI 활용 결과물

영업담당자가 녹음을 업로드하고 잠시 뒤, 팀장의 메일함과 휴대폰에 같은 보고서가 두 가지 채널로 도착합니다.

자동 발송된 이메일 — FIG 1. 네이버 SMTP로 발송된 HTML 이메일 — 제목에 원본 파일명 포함

자동 발송된 문자 — FIG 2. SOLAPI로 발송된 SMS — 핵심 요약이 이동 중에도 즉시 도착

핵심 동작 흐름. ① 녹음 파일 업로드 → ② Dropbox 감시 모듈이 트리거 → ③ CloudConvert + Whisper로 텍스트화 → ④ GPT가 표준 양식의 영업 보고서 작성 → ⑤ Paper 문서 저장 + 이메일 + 문자 동시 발송. 다섯 단계가 사람의 추가 조작 없이 자동으로 이어집니다.

업무자동화 효과

Make.com 전체 시나리오 — FIG 3. 통화녹음 입력부터 보고서·메일·문자 발송까지 한 화면에 연결된 Make 시나리오 (모듈 10개)

EFFECT 1보고 리드타임 1~2시간 → 5분

녹음 듣기·받아쓰기·정리·발송으로 이어지던 사후 작업이, 파일 업로드 한 번으로 자동 처리되어 보고 도착까지의 시간이 크게 줄어듭니다.

EFFECT 2담당자 무관한 보고서 표준화

시스템 프롬프트와 Few-shot 양식으로 모든 미팅이 동일한 구조의 보고서로 정리되어, 팀장은 보고서를 비교·통합 관리할 수 있습니다.

EFFECT 3다채널 동시 전달과 보관

Paper 보관 · 이메일 · SMS 세 채널이 한 번에 처리되어, 사무실 외부에 있는 팀장도 이동 중 빠르게 핵심을 파악할 수 있습니다.

확장성. 이 시나리오는 "트리거 + STT + LLM + 다채널 전달"이라는 일반 구조이기 때문에, 영업 통화 외에도 회의 녹음, 고객사 인터뷰, 컨설팅 미팅, 내부 1:1 면담 등 다양한 음성 기반 업무에 그대로 재활용할 수 있습니다. 프롬프트 한 부분만 바꾸면 새로운 양식의 보고서가 곧바로 만들어집니다.

자동화 과정

시나리오는 총 10개 모듈로 구성됩니다. 트리거 모듈(Dropbox 감시)부터 마지막 SMS 발송 모듈까지, 각 단계가 실제로 어떻게 설정되어 있는지 화면과 함께 살펴봅니다.

#	모듈	역할
1	Dropbox — Watch Files	감시 폴더에 새 파일이 올라오면 시나리오 시작 (`limit: 1`, 하위 폴더 제외)
2	Dropbox — Get File	파일 다운로드
3	CloudConvert	오디오를 Whisper 호환 포맷으로 변환
4	HTTP — Make a Request	Whisper STT API 호출 (multipart)
5	OpenAI — Create Completion	GPT 보고서 생성 (시스템 프롬프트 + Few-shot)
6~8	Dropbox — Move · Upload · Paper	원본 이동, 보고서 업로드, Paper 문서 생성
9	Email (네이버 SMTP)	HTML 이메일 발송
10	SOLAPI	문자 발송

STEP 1 — Dropbox 폴더 감시로 시나리오 시작

Watch Files 모듈로 지정 폴더(/업무자동화-통화녹음)에 새 파일이 추가되는 순간 시나리오가 시작됩니다. 사용자는 통화녹음 앱이 만든 파일을 폴더에 끌어다 놓기만 하면 됩니다.

Dropbox 모니터링 모듈 설정 — FIG 4. Dropbox watchFiles 모듈 설정 — 폴더 경로·감시 주기·동시 처리 한도 지정

STEP 2 — CloudConvert + Whisper로 음성을 텍스트로

module 04 · http:MakeRequest — Whisper API 호출

POST https://api.openai.com/v1/audio/transcriptions
Authorization: Bearer sk-proj-***
Content-Type: multipart/form-data

# multipart body
file        = {{8.data}}        # 변환된 오디오 바이너리
fileName    = {{8.filename}}
model       = "whisper-1"
response_format = "text"

STEP 3 — GPT로 표준 양식의 영업 보고서 작성

핵심 단계입니다. GPT에 "B2B 영업팀 비서" 역할을 부여하고, Whisper가 변환한 구어체 텍스트를 비즈니스 문체의 보고서로 다시 쓰게 합니다. 보고서 형식을 시스템 프롬프트 안에 Few-shot 예시로 박아두기 때문에, 누가 사용해도 동일한 구조가 나옵니다.

GPT 보고서 생성 모듈 설정 — FIG 5. 보고서 생성을 담당하는 OpenAI 모듈 — 모델 · 시스템 프롬프트 · 사용자 메시지 매핑

system prompt — 표준 보고서 양식 (복사해서 재사용)

당신은 B2B 영업팀의 비서 역할을 수행하는 전문 리포팅 AI입니다.
입력된 텍스트는 영업 담당자가 고객과 나눈 미팅 녹취를 Whisper로 변환한 것입니다.
구어체, 반복, 감탄사, 중간 끊김 등이 있을 수 있으므로
이를 자연스러운 비즈니스 문체의 보고서로 정리하십시오.

필요하면 고객 발언은 **인용 형태**로 요약해도 됩니다.
의미 없는 잡담, 중복 내용, Whisper 오류 추정 문구는 제거하십시오.

# 목표
- 영업팀장에게 공유하는 내부 보고서 형식으로 작성
- 고객사 정보 및 핵심 요구사항을 명확히 정리
- 제품/서비스 관련 니즈, 경쟁 상황, 예산/일정 등 영업 기회 발견 요소 강조
- 불확실한 내용은 추정하지 말고 제외
- 화자는 '고객', '당사', '경쟁사' 등으로 통일

# 보고서 형식 규칙 (Few-shot 예시)
아래 보고서 예시 형식을 반드시 따르십시오:

[고객 미팅 보고서]

■ 미팅 개요
- 일시 / 고객사 / 참석자

■ 고객 주요 요구사항
- (명확한 Bullet 3~7개)

■ 논의된 Solution 방향 (당사 제안)
- (Bullet 위주로 작성)

■ 경쟁 상황 및 리스크 요인
- (파악 가능한 범위에서만 기재)

■ Action Items (담당자/기한 포함)
- (당사 후속 조치 중심 3~7개)

■ 고객 온도감(관심도)
- 상/중/하 중 하나로 한 줄 서술

STEP 4 — Paper 문서 저장 + 원본 파일 정리

보고서 텍스트를 Dropbox Paper 문서로 만들어 처리 완료 폴더에 저장하고, 원본 녹음 파일도 같은 폴더로 이동시킵니다. 감시 폴더에는 항상 "아직 처리되지 않은 새 녹음"만 남아, 시나리오가 중복 실행되거나 같은 녹음이 두 번 보고되는 문제를 사전에 차단합니다.

STEP 5 — 이메일 + SMS 동시 발송으로 다채널 통보

마지막 분기에서 같은 보고서 본문이 두 채널로 동시에 발송됩니다. 메일 제목·문자 제목 모두 원본 녹음 파일명을 포함해 어떤 미팅의 보고서인지 즉시 식별 가능합니다.

네이버 SMTP 이메일 모듈 — FIG 6. 네이버 SMTP 모듈 — 수신자 · 제목 · HTML 본문에 보고서 자동 매핑

SOLAPI 문자 모듈 — FIG 7. SOLAPI 모듈 — 발신·수신 번호 지정 후 보고서 본문을 SMS 텍스트로 전송

module 12·13 — 발송 매핑 설정 요약

# 이메일 (email:ActionSendEmail)
to           = (영업팀장 메일)
subject      = STT 업무 노트 - {{3.name}}        # 원본 파일명
contentType  = html
html         = {{replace(7.choices[].message.content; newline; "<br>")}}

# 문자 (solapi:sendTextMessage)
from    = (발신 번호)
to      = (수신 번호)
subject = STT 업무 노트 - {{3.name}}
text    = {{7.choices[].message.content}}      # 보고서 본문 그대로

한 줄 요약. "통화녹음 한 번이 자동으로 표준 보고서가 되고, 메일과 문자로 동시에 전달되는 파이프라인"입니다. 코드를 한 줄도 작성하지 않고 Make.com의 모듈 10개를 연결하는 것만으로 구축할 수 있으며, 프롬프트만 바꾸면 회의록·고객 인터뷰·내부 면담 보고에도 그대로 재활용됩니다. 시나리오 blueprint는 Make-미팅노트자동화.blueprint.json으로 제공되며, 구축 방법은 Ch6(노코드 자동화 ① Make)에서 학습합니다.